GDPR

Ledarstudions integritetspolicy

För Ledarstudion AB (”Ledarstudion” ”Vi” ”vi”) är personlig integritet viktigt och vi tillämpar och följer Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 2016/679 (”GDPR”). Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd. I denna policy förklarar vi hur vi behandlar personuppgifter.

Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Som registrerad är du välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter. Våra kontaktuppgifter återfinner du längst ner i denna policy.

Begrepp och definitioner

Med behandling avses en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande Personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på̊ annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. I vissa fall kan även manuella register omfattas.

En personuppgift är en upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Det handlar alltså inte bara om namn och personnummer utan kan även handla om bilder och e-postadresser.

Med personuppgiftsansvarig menas en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för Behandlingen av Personuppgifter; om ändamålen och medlen för Behandlingen bestäms av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt kan den Personuppgiftsansvarige eller de särskilda kriterierna för hur denne ska utses föreskrivas i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt,

Med personuppgiftsbiträde menas en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som Behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning,

Med registrerad menas den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom en viss personuppgift.

När Ledarstudion är personuppgiftsansvarig

För de behandlingar där Ledarstudion bestämmer över behandlingen är vi personuppgiftsansvariga.

Ledarstudion är personuppgiftsansvarig när vi behandlar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare rörande arbetssökande i syfte att kunna fullgöra rekryteringsprocessen. Vi behandlar även personuppgifter rörande anställda i syfte om att kunna fullgöra vår skyldighet som arbetsgivare att göra löneutbetalningar och att kunna kontakta dina anhöriga i syfte att meddela dem om det hänt dig något i egenskap av anställd hos Ledarstudion.

Ledarstudion är även självständigt personuppgiftsansvariga när vi behandlar den registrerades personuppgifter för utbildningsadministration, deltagande i program, träning och utbildning och allt annat som föregår den registrerades deltagande i Ledarstudions utbud.

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga i förhållande till oss. Det handlar huvudsakligen om myndigheter så som Skatteverket om vi är skyldiga att lämna ut vissa uppgifter med stöd av lag eller myndighetsbeslut. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens Integritetspolicy och personuppgiftshantering.

För de flesta fall är Ledarstudion självständigt personuppgiftsansvarig i förhållande till deltagares arbetsgivare när vi behandlar den registrerades personuppgifter. Detta gäller exempelvis när den registrerade i egenskap av deltagare utför personlighetstest eller andra moment i Ledarstudions program vilka involverar behandling av den registrerades personuppgifter.

När Ledarstudion agerar som personuppgiftsbiträde

Ibland är Ledarstudion personuppgiftsbiträde till våra kunder. I dessa fall agerar vi i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner och ingånget personuppgiftsbiträdesavtal.

Personuppgiftsbiträden vilka Ledarstudion anlitar

I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter. Till exempel olika IT-leverantörer för HR-system. De är då personuppgiftsbiträden till oss. Vi kontrollerar personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de garanterar säkerheten och sekretessen för personuppgifterna. När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen och ingångna personuppgiftsbiträdesavtal där vi lämnar tydliga instruktioner till vårt personuppgiftsbiträde.

Vilka personuppgifter behandlar Ledarstudion?

Deltagare:

Vi behandlar ditt namn, adress och kontaktuppgifter inklusive titel/roll.

Ledarstudion kan komma att be dig som registrerad kontrollera att de personuppgifter vi har är korrekta (i enlighet med principen om korrekthet).

Anställda:

Vi behandlar ditt namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter, bankkonto för löneutbetalning (rörande anställda) samt uppgifter som du gett om närmast anhörig. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt vårt anställningsavtal med dig och för att uppfylla regler i lag och avtal.

Med vilka lagliga grunder behandlar Ledarstudion personuppgifter?

Deltagare:

Ledarstudion använder huvudsakligen ingångna avtal/godkända bokningsordrar som grund när vi behandlar personuppgifter rörande en registrerad. Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter med berättigat intresse som laglig grund, denna grund använder vi när vi sänder vårt nyhetsbrev/marknadsinformation till dig.

Arbetsansökan hos Ledarstudion

Arbetsansökningar behandlas med den lagliga grunden: berättigat intresse. Ändamålet med behandlingen är att behandla personuppgifter vilka Ledarstudion inhämtat i samband med ansökan om arbete hos Ledarstudion, så som personuppgifter tillhörande ansökan, uppgifter från referenser samt anteckningar som upprättas i samband med intervju, ska i regel gallras så snart anställningsförfarandet har avslutats och personuppgifterna inte längre behandlas för detta ändamål.

Anställda:

När det gäller Ledarstudions anställda utgör anställningsavtalet den lagliga grunden för behandlingen. Till detta tillkommer även rättsliga förpliktelser som utbetalning av sjuklön och ibland uppfyllande av kollektivavtalsbestämmelser. Ledarstudion behandlar personuppgifter om hälsa vid sjukledighet i enlighet med rättsliga förpliktelser härför.

Ledarstudions IT säkerhet

Ledarstudion vidtar som Personuppgiftsansvarig lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de Personuppgifter som behandlas i enlighet med avsnitt 2 av den allmänna dataskyddsförordningen. Bolaget har en särskild policy upprättad för hanteringen av informationssäkerhet.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Generella principer för hur länge vi sparar personuppgifter:

När vi inte har ett ändamål att behandla dina personuppgifter längre kommer vi att i enlighet med ändamålsprincipen och principen om lagringsminimering att gallra dessa (alltså ta bort dem ur våra IT system och där de förekommer).

Deltagare:

När du är deltagare och Ledarstudion är självständigt personuppgiftsansvariga för behandlingen sparar vi dina personuppgifter så länge du deltar på träningen samt 2 år därefter för uppföljning. Vi kommer därefter begära samtycke för att fortsätta spara uppgifterna för att bättre kunna stötta dig i framtiden. När du är deltagare och din arbetsgivare är personuppgiftsansvarig för behandlingen sparar vi dina personuppgifter i enlighet med instruktion från din arbetsgivare.

För det fall du väljer att ta emot våra nyhetsbrev/marknadsinformation sänder vi dem till dig så länge du vill ha dem. För det fall du anger att du inte längre vill erhålla nyhetsbreven kommer vi att respektera det och upphör då att sända dessa.

Avslutning av anställning

När en anställning hos Ledarstudion avslutats har Ledarstudion rätt att bevara viss information om arbetstagaren. Detta gäller faktauppgifter, så som anledning till uppsägning, intyg, betyg och omdömen angående anställningen som tillställts arbetstagaren före och efter det att anställningen avslutats. Övriga personuppgifter som Ledarstudion innehar angående arbetstagaren ska i regel raderas inom rimlig tid efter det att personen avslutat sin anställning hos Ledarstudion. Det finns normalt sett inte anledning för Ledarstudion att spara arbetstagarens e-postkonto eller uppgifter om arbetstagaren på företagets webbplats i mer än en månad.

Ledarstudion får bevara uppgifter under en längre tid om uppgifterna är nödvändiga för utbetalning av pension, eller för att Ledarstudion ska kunna ge referenser när den som avslutat sin anställning hos Ledarstudion söker nytt jobb. En annan situation är exempelvis att uppgifterna måste bevaras på grund av att det pågår, alternativt kan bli aktuellt med, tvist med den person vars anställning

avslutats. I sådan situation har Ledarstudion rätt att bevara uppgifterna så länge tvisten pågår eller det inte längre finns någon risk för att tvisten kommer att bli aktuell.

I de fall något av villkoren i anställningsavtalet fortlöper även efter det att anställningen avslutats på grund av att uppgifterna behövs för annat ändamål relaterat till anställningen, så som en sekretessförbindelse, har Ledarstudion rätt att bevara personuppgifterna så länge de är nödvändiga för att uppfylla det andra, relaterade ändamålet.

Bokföring

Vi bevarar den registrerades personuppgifter för bokföringsändamål i sju år enligt de krav som följer av bokföringslagen.

Vad är dina rättigheter som registrerad?

Den registrerade har rättigheter i enlighet med artikel 15–22 och 34 i GDPR. Detta innebär att den registrerade har rätt att utan kostnad begära ett registerutdrag. Ett sådant registerutdrag kan antingen ges i elektroniskt format eller på papper beroende på vad den registrerade föredrar.

Den registrerade har även rätt att få sina personuppgifter rättade eller raderade (rätten att bli glömd). Rätten att bli glömd gäller inte bokföringsunderlag eftersom Ledarstudion har en laglig skyldighet att behålla detta underlag i sju (7) år.

Dessutom har den registrerade rätt till begränsning av behandling, rätt till dataportabilitet och rätt att göra invändningar. Den registrerade ska inte bli föremål för behandling som innefattar automatiserat individuellt beslutsfattande inbegripen profilering.

Om det sker en personuppgiftsincident som kan leda till en hög risk för den registrerade ska Ledarstudion utan onödigt dröjsmål informera den registrerade om personuppgiftsincidenten.

Den registrerade har även rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten: imy@imy.se

Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter kan du skicka epost till: info@ledarstudion.se

alternativt skriva till: Ledarstudion, Hälsingegatan 2, 113 23 Stockholm