Som ledare behöver du ibland ha svåra samtal med dina medarbetare. Det är en oundviklig del av ledarskapet, men det finns några saker som är bra att utgå ifrån för att göra samtalet så konstruktivt som möjligt för både dig som ledare och medarbetaren du behöver ta samtalet med.
Här är 9 saker att tänka på innan, under och efter svåra samtal
Förbered dig ordentligt innan samtalet
Se till att du har ett tydligt mål med samtalet. Vad ska det konkret leda till? Låt detta mål fungera som en ledstång att hålla dig i för att behålla ditt fokus och din närvaro genom hela mötet. Du kan förstås inte veta på förhand hur personen kommer att reagera på det du har att säga eller frågorna du vill ställa, men om du har en föraning – tänk igenom hur du vill bemöta det.
Välj rätt plats och sammanhang
Välj en plats där du tror att medarbetaren känner sig så bekväm som möjligt och se till att det är en plats som är avskild från eventuella störningsmoment. På så sätt visar du omtanke och respekt för medarbetaren och det konfidentiella samtalet.
Var tydlig men omtänksam
Omtanke är ett ord som återkommer i dessa punkter eftersom det är grundläggande för att personen du pratar med ska känna sig så bekväm som möjligt med att tala öppet och oförställt. Detta krävs för att ni ska komma framåt i samtalet. Så adressera problemet eller ämnet tydligt, men använd ett empatiskt språk där du visar att du förstår medarbetarens perspektiv och känslor.
Håll dig lugn och samlad
Försök att hålla dina egna känslor utanför, även om konversationen blir utmanande. Om du är lugn och metodisk är chansen större att tonen hålls konstruktiv genom samtalet.
Lyssna aktivt
Ge medarbetaren utrymme att berätta om situationen utifrån sitt perspektiv. Försök att inte döma utan bara lyssna in vad personen verkligen säger. Det finns en stor chans att det kommer fram ny information för dig att ta hänsyn till vad gäller att hitta vägen framåt.
Fokusera på beteende i stället för personen
För att feedback ska vara konstruktiv är det avgörande att aldrig kritisera hur en person är utan i stället fokusera på vad personen gör som kan göras annorlunda. Personen du pratar med ska inte känna sig attackerad eller förminskad, och det kan undvikas genom att tala sakligt och vänligt om vad som behöver förbättras gällande personens beteenden och handlingar.
Erbjud stöd och lösningar
Uppmuntra medarbetaren att ge dig feedback för att få input på vad du kan göra bättre samtidigt som du tydligt visar angelägenhet om att göra din del för att situationen ska förbättras för alla parter. Att vara öppen för feedback bygger tillit och förtroende för dig som ledare.
Följ upp samtalet
Var noga med att följa upp vad ni kommer fram till i samtalet, och hur det har gått för medarbetaren efter en tid. Har situationen förbättrats? Behövs något mer för att komma vidare?
Praktisk träning i svåra samtal
Den här typen av samtal kallas svåra samtal av en anledning. Det är inte lätt att navigera bland olika perspektiv på samma situation, känslor, behov, förväntningar och att fokusera på medarbetarens bästa samtidigt som det ska gå ihop med teamets och företagets bästa. Men det går, som med mycket annat, att träna på för att bli bättre!
I vårt upplevelsebaserade och praktiska träningsprogram för ledare –Det Storartade Ledarskapet – utvecklar du ditt sätt att kommunicera för att stärka hela ditt ledarskap. Ett moment under programmet fokuserar särskilt på just svåra samtal där du får träna på ett iscensatt sådant med stöd och feedback från våra certifierade handledare.
