Medarbetaren i ledningsgruppen uteblir från ett möte utan att informera och han kommer sent nästa dag när ett projekt ska rapporteras kring ett kvalitetssystem. Rapporten är bristfällig och saknar väsentlig ekonomiska fakta.

VD:n ber om en avstämning med honom efter mötet och frågar varför han inte kom dagen före utan att höra av sig. Hon vill också veta hur han hade tänkt med rapporten och när han tror sig ha klar all information. Företaget hon leder är en mindre konsultbyrå bestående av 12 medarbetare.

Han tittar förvånat på henne och förstår inte vad det är för fakta och information hon vill ha. Hon inser att han inte har den kompetens som behövs för projektet. Detta har hon börjat befara. Hon kände till det när hon anställde honom ett år tidigare eftersom han inte arbetat praktiskt inom detta område, men hon trodde nog att han skulle lära sig snabbt.

Plötsligen bemöts hon med ett helt oväntat utspel. ”Du är den sämsta VD jag någonsin jobbat med och helt inkompetent för din uppgift. Du är detaljstyrande och otroligt kostnadsfokuserad. Det tycker alla här i verksamheten”.

Hon avslutar mötet utan att gå i svaromål och ber honom komplettera det hon saknar i rapporten. Nästa dag skriver hon ett mail och undrar om han funderat mer på det han sa till henne och vad han tänker kring det. Han svarar kort, också på mail, att han tycker att de tillsammans borde ha ett samtal med koncernchefen.

Här kommer jag in i bilden, när hon ringer mig, och berättar om händelsen. Hon är förstås väldigt besviken och fundersam kring denna feedback.

Situationen är ett klassiskt exempel på väldigt dålig och samtidigt en ganska bra feedback.

Han börjar inte ens förklara varför han är sen till mötet och varför han var borta dagen före. Han går direkt till attack och förnekar inte bara att han missat sitt uppdrag utan förkastar hela uppgiften med koppling till att hon är inkompetent och förmodligen inte gett honom ett tydligt och rätt uppdrag. Att han är upprörd och pratar forcerat undgår ingen av dem. Med andra ord lägger han hela felet i hennes knä och skyller ifrån sig. Inte bara från eget håll utan nu tar han med sig hela företaget på sin sida och tycker att hon är urusel… Väldigt dålig feedback från honom!

Hans reaktion bygger kanske på att han inom sig känner att han inte räcker till och rollsöker sin chef på känt manér. Han vandrar ner för den klassiska feedbacktrappan. Hon som hans chef lyckas svälja förtreten och avslutar mötet utan att gå i försvar. Strongt! Hon blev överrumplad och då är det inte lätt att vara sansad och börja utforska läget. Samtidigt känner hon sig trygg med att hon är uppskattad av gruppen och har bra relationer med alla. Bra feedback, men hon hade vunnit ännu mer på att fråga på vilket sätt detta misstroende mot henne kom till uttryck.

Att fråga är en strategi för att ta sig uppför feedbacktrappan.

Hennes mail till honom om hur han tänkt sedan deras möte skulle jag hoppat över och istället bett om ett till samtal. Han är av förståeliga skäl väldigt kortfattad i sitt svar då han inte vill ha något på pränt som han måste stå till svars för.

FEEDBACKTRAPPAN

Vad kan vara lösningen på detta dilemma?

Grundfrågan är huruvida de har möjlighet att fortsätta sitt samarbete. Det bygger på om de kan finna en ömsesidig lösning på sin relationskris och om han är tillräckligt kompetent för sitt ansvarsområde. Att kunna verka som konsult och bära sina egna kostnader måste absolut fungera. Annars kommer den negativa situationen bara att eskalera.

Hon har först ett jobb att göra visavi sin egen chef och styrelseordförande. Hon behöver informera hen om läget och vilken strategi hon väljer. Som jag sa till henne så tror jag inte att hon behöver vara orolig. Ingen chef tycker det är fel att ha en VD som är kostnadsmedveten och kräver kvalitet i sina uppdrag och rapporter…

Andra steget är att kalla till ett samtal med honom och säga att mötet kommer att handla om deras situation, samarbete och hans prestation.

Hon behöver ge sin medarbetare kvalificerad och välunderbyggd feedback på hur han uppfattas, hans prestationer (sakligt underbyggt), hans beteende och inte minst bekräfta honom för det som gör honom intressant och viktig.

Det handlar i grund och om botten vilka behov han har, hur han känner sig och vad han önskar sig. Det kanske är så enkelt att han känt sitt tillkortakommande men inte kunnat sätta ord på det. Hur ska det gå att söka svar om man inte vet vad man ska fråga efter? Det är inte lätt att veta vad man inte vet.

Slutligen och inte minst viktigt är det att hon också beskriver vad hon behöver, känner och önskar. Han har kanske helt fel fantasier av var hon står. Om hon uttrycker det kanske det inte är så svårt att tillsammans skapa en win win-situation.

Lena Ahlström
VD & grundare, Ledarstudion